Cách in giấy khen hàng loạt đơn giản, nhanh chóng trong Word

Nếu bạn đang tìm cách in giấy khen nhanh chóng, đẹp mắt và tiết kiệm thời gian, thì giải pháp in hàng loạt bằng Word chính là lựa chọn lý tưởng. Thay vì nhập thủ công từng tờ, bạn chỉ cần chuẩn bị sẵn mẫu giấy khen và danh sách Excel, mọi thông tin sẽ tự động được chèn chính xác. Trong bài viết này, In Nhanh Siêu Việt sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện để có những tấm giấy khen đồng bộ, chuyên nghiệp và ấn tượng nhất.

Chuẩn bị trước khi in giấy khen hàng loạt trong Word

Để in giấy khen hàng loạt trong Word một cách nhanh chóng và hiệu quả, trước tiên bạn cần chuẩn bị đầy đủ cả về phần mềm, dữ liệu lẫn thiết bị. Khi chuẩn bị kỹ lưỡng, quá trình in sẽ diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng thành phẩm.

Máy tính và phần mềm

Hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt sẵn chương trình soạn thảo Microsoft Word (ví dụ: Word 2016). Đây là công cụ chính để bạn thao tác trộn thư (Mail Merge) và thiết kế mẫu giấy khen.

File mẫu giấy khen

Bạn nên sử dụng một mẫu giấy khen đẹp có định dạng .doc hoặc .docx. Mẫu này cần được thiết kế sẵn các thành phần cơ bản như: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên người nhận, lý do khen thưởng, ngày tháng, người ký và số quyết định. Ngoài ra, có thể thêm logo, màu sắc hoặc điều chỉnh phông chữ để phù hợp với yêu cầu riêng. Trước khi in, hãy kiểm tra lỗi font, căn lề và vị trí các trường thông tin để khi trộn dữ liệu không bị lệch bố cục.

Danh sách khen thưởng trong Excel

Tạo một file Excel chứa danh sách người được khen thưởng với các thông tin như: họ tên, lớp, thành tích, đơn vị, số quyết định… Mỗi thông tin nên đặt ở một cột riêng biệt và đặt tên cột ngắn gọn, không dấu, không chứa ký tự đặc biệt (ví dụ: HoTen, Lop, ThanhTich) để dễ dàng kết nối dữ liệu sang Word.

Dữ liệu cần được nhập chính xác, không để trống ô và không sai chính tả để tránh nhầm lẫn khi in.

Máy in, giấy in và mực in

Nếu in số lượng lớn, nên chọn máy in phun màu chất lượng cao như Epson L805, L8050 hoặc L18050 để đảm bảo màu sắc tươi sáng, tốc độ nhanh và hỗ trợ nhiều loại giấy dày. Với số lượng ít, máy in laser cũng có thể đáp ứng.

Về giấy, giấy couche thường được lựa chọn vì độ bóng đẹp, bền và trang trọng. Ngoài ra, có thể dùng giấy ford (Fort), giấy glossy hoặc giấy conqueror tùy nhu cầu. Với giấy khen cao cấp, conqueror zol là lựa chọn tối ưu.

Trước khi in hàng loạt, hãy in thử một bản để kiểm tra chất lượng, chuẩn bị đủ số lượng giấy, kiểm tra lượng mực và ưu tiên dùng mực chính hãng để tránh nhòe chữ, lệch màu.

Các bước in giấy khen hàng loạt trong Word

Để in giấy khen hàng loạt trong Word, bạn có thể tận dụng tính năng Mail Merge (Trộn thư). Cách làm này cho phép tự động chèn thông tin từ danh sách Excel vào mẫu giấy khen, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Mở file mẫu giấy khen và kích hoạt Mail Merge

Trước tiên, mở file Word chứa mẫu giấy khen đã chuẩn bị. Trên thanh công cụ, vào tab Mailings, chọn Start Mail Merge rồi tiếp tục chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để khởi động trình hướng dẫn từng bước.

Bước 2: Chọn loại tài liệu và sử dụng mẫu có sẵn

Vì giấy khen được coi như một dạng thư cá nhân hóa, hãy chọn Letters. Sau đó, chọn Use the current document (dùng tài liệu hiện tại) để làm việc ngay trên mẫu giấy khen đang mở. Nhấn Next: Select recipients để sang bước tiếp theo.

Để Word tự động chèn thông tin vào giấy khen, bạn bắt buộc phải có danh sách dữ liệu. Danh sách này thường bao gồm tên học sinh, lớp, thành tích đạt được hoặc danh hiệu được trao. Nếu bạn đã chuẩn bị sẵn danh sách trong file Excel, chỉ cần liên kết trực tiếp. Ngược lại, trong trường hợp chưa có dữ liệu, bạn có thể tạo mới ngay trong Word bằng cách chọn Type a new list và nhập lần lượt các thông tin cần thiết.

Bước 3: Liên kết danh sách khen thưởng từ Excel

Nếu đã chuẩn bị danh sách trong Excel, chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn). Nhấn Browse, tìm đến file Excel chứa dữ liệu, rồi chọn Open.
Hộp thoại Mail Merge Recipients sẽ hiện ra. Tại đây, Word sẽ mặc định chọn tất cả người nhận. Nếu muốn bỏ ai khỏi danh sách, chỉ cần bỏ dấu tick trước tên họ rồi bấm OK.

Bước 4: Chèn thông tin từ danh sách vào mẫu giấy khen

Đặt con trỏ chuột vào đúng vị trí cần chèn dữ liệu (ví dụ: tên học sinh, lớp, thành tích). Trên thanh công cụ, chọn Insert Merge Field, sau đó chọn trường dữ liệu tương ứng từ Excel.
Ngoài ra, bạn có thể thao tác trực tiếp tại khung Mail Merge bên phải màn hình. Sau khi hoàn thành, chọn Next: Preview your letters để xem kết quả.

Bước 5: Xem trước và điều chỉnh giấy khen

Sử dụng các nút Next và Previous để duyệt từng giấy khen. Mỗi mẫu sẽ tự động hiển thị thông tin của một người khác nhau. Đây là lúc bạn kiểm tra lại bố cục, nội dung, tránh sai sót trước khi in chính thức. Nếu cần, bạn có thể quay lại chỉnh sửa. Sau khi kiểm tra xong, nhấn Next: Complete the merge để hoàn tất.

Bước 6: In giấy khen hàng loạt

Cuối cùng, chọn Print để in. Word cho phép bạn in toàn bộ danh sách, chỉ in một bản đang hiển thị (Current record) hoặc lựa chọn in một nhóm người cụ thể từ danh sách Excel.

Những lưu ý khi in bằng khen, giấy khen hàng loạt

Khi in giấy khen hàng loạt, việc chú ý đến từng chi tiết sẽ giúp sản phẩm cuối cùng vừa đẹp mắt vừa bền, đồng thời hạn chế tối đa sai sót. Để đạt được chất lượng tốt nhất, bạn cần ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:

1. Lựa chọn loại giấy in phù hợp: Với số lượng lớn, giấy couche là lựa chọn lý tưởng nhờ bề mặt bóng mịn, in màu tươi sáng và mang lại sự sang trọng, chuyên nghiệp. Trong trường hợp cần in gấp và chỉ in ít bản, bạn có thể dùng giấy Fort (Ford) khổ A4 kết hợp máy in laser. Lưu ý đặt giấy đúng chiều, kiểm tra kỹ để tránh cong nhăn hoặc hỏng trong quá trình in bằng máy sấy laser. Nên ưu tiên giấy có trọng lượng từ 80g/m² trở lên để đảm bảo giấy khen dày dặn, cứng cáp.
2. Sử dụng mực in chất lượng: Mực in chính hãng hoặc mực chất lượng cao sẽ giúp màu sắc bền, không bị nhòe, lem sau thời gian sử dụng. Trước khi in hàng loạt, bạn nên in thử để kiểm tra sự tương thích màu sắc, tránh lãng phí và đảm bảo bản in ra đúng như mong muốn.
3. Chuẩn bị mẫu giấy khen chỉnh chu: Hãy thiết kế mẫu giấy khen với bố cục hợp lý, màu sắc hài hòa, phông chữ rõ ràng, dễ đọc. Các trường thông tin như họ tên, lớp, thành tích cần được đặt đúng vị trí để khi trộn dữ liệu không bị lệch. Logo hoặc hình ảnh minh họa nên sử dụng file ảnh chất lượng cao (PNG, JPG) để tránh vỡ nét khi in. Ngoài ra, bạn có thể dùng sẵn mẫu giấy khen file Word hoặc phôi giấy khen học sinh để tiết kiệm thời gian thiết kế.
4. Kiểm tra dữ liệu trước khi in: Đảm bảo file Excel chứa danh sách khen thưởng được nhập chính xác, không lỗi chính tả, thông tin đầy đủ và đồng nhất về định dạng chữ. Việc này giúp tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót khi trộn dữ liệu vào giấy khen.
5. Luôn in thử trước khi in hàng loạt: Trước khi in toàn bộ, hãy in một vài bản mẫu để kiểm tra màu sắc, bố cục, kích thước chữ và viền giấy. Việc này giúp bạn kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh, từ đó đảm bảo tất cả giấy khen in hàng loạt đều đạt chuẩn.

Địa chỉ in bằng khen, giấy khen chất lượng giá rẻ tại TP.hcm

Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ in giấy khen uy tín, giá hợp lý và dịch vụ chuyên nghiệp tại tp.HCM, thì In Nhanh Siêu Việt chính là lựa chọn xứng đáng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành in ấn, doanh nghiệp đã tạo dựng được vị thế vững chắc trong lĩnh vực thiết kế và in ấn các sản phẩm văn phòng, quảng cáo, bao bì và đặc biệt là giấy khen, bằng khen chất lượng cao.

Ưu thế nổi bật của In Nhanh Siêu Việt

• Chất lượng hàng đầu: Nhờ hệ thống máy in hiện đại nhập khẩu từ Đức và Nhật, mỗi tấm giấy khen đều đạt độ sắc nét, màu sắc tươi sáng, bề mặt mịn màng và bền đẹp. Công nghệ in phủ UV tiên tiến giúp sản phẩm không bị nhòe mực, không lem màu và giữ được tính thẩm mỹ lâu dài.
• Đáp ứng mọi nhu cầu: Từ số lượng ít đến hàng nghìn bản, In Nhanh Siêu Việt đều sản xuất nhanh chóng, trực tiếp, không qua trung gian, nhờ đó giá thành luôn cạnh tranh nhất trên thị trường.
• Giao hàng đúng hẹn: Đơn hàng luôn được đảm bảo tiến độ, giao miễn phí trong tp.HCM và hỗ trợ vận chuyển đi toàn quốc.
• Bảo hành, chỉnh sửa: Trong trường hợp có lỗi kỹ thuật, công ty cam kết hỗ trợ chỉnh sửa hoặc tái in nhanh chóng với chi phí thấp nhất, đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

Dịch vụ thiết kế và hỗ trợ khách hàng

Không chỉ dừng lại ở in ấn, In Nhanh Siêu Việt còn tư vấn và hỗ trợ thiết kế mẫu giấy khen miễn phí, giúp bạn sở hữu những tấm giấy khen vừa đẹp mắt vừa trang trọng, phù hợp với từng sự kiện hoặc nhu cầu riêng. Đội ngũ thiết kế sáng tạo kết hợp cùng quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ sẽ mang đến cho khách hàng trải nghiệm chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 62 Võ Thành Trang, Phường 11, Quận Tân Bình, Tp.HCM
• website: https://innhanhsieuviet.com/
• Điện thoại: 028 7303 5858
• Email: Innhanhsieuviet@gmail.com

Tóm lại, in giấy khen hàng loạt bằng Word là phương pháp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và mang lại sự đồng bộ, chuyên nghiệp cho từng sản phẩm. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ dữ liệu, mẫu giấy khen và tuân theo các bước hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể tự in ngay tại nhà hoặc văn phòng.

Và nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị in giấy khen chất lượng, uy tín với giá thành hợp lý, thì In Nhanh Siêu Việt chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với công nghệ in hiện đại, dịch vụ chuyên nghiệp và cam kết giao hàng đúng hẹn, chúng tôi luôn sẵn sàng mang đến cho bạn những tấm giấy khen sắc nét, trang trọng và bền đẹp nhất.

👉 Hãy liên hệ ngay với In Nhanh Siêu Việt để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!